Confier ses comptes à un nouveau cabinet n'a rien d'une épreuve. La profession a organisé cette transition de longue date : elle est encadrée, balisée, et se déroule bien dans l'immense majorité des cas. Voici comment procéder, dans l'ordre, et ce que vous êtes en droit d'attendre de chacun.
Partir est un droit
Votre lettre de mission est un contrat de prestation de services. Elle ne vous engage ni à vie, ni moralement : elle fixe une durée, une reconduction et un préavis, rien de plus. Vous n'avez aucun motif à fournir pour y mettre fin. Un besoin de proximité, un désaccord sur les honoraires ou une organisation qui ne vous convient plus se suffisent à eux-mêmes.
Avant toute démarche, relisez ce document. Tout le calendrier du changement en découle.
Le préavis, seule vraie échéance
La plupart des lettres de mission se reconduisent tacitement d'année en année, avec un préavis de dénonciation. Trois mois avant la date anniversaire se rencontre souvent, mais il n'existe aucune règle universelle : seul votre contrat fait foi.
Deux réflexes utiles :
- Raisonnez à partir de la date de signature, qui coïncide rarement avec la clôture de votre exercice.
- Inscrivez l'échéance dans votre agenda dès maintenant. Un préavis dépassé se paie généralement d'une année supplémentaire.
Le moment opportun : après le bilan
Rien n'interdit de changer en cours d'exercice. C'est simplement moins confortable : deux cabinets se partagent alors le même exercice, le second doit contrôler ce qu'il n'a pas tenu, et cette reprise se facture. Lorsque votre calendrier le permet, basculez une fois les comptes annuels établis. La coupure est nette, les responsabilités aussi.
Les documents qui vous reviennent
Votre comptabilité vous appartient. Le code de déontologie impose au cabinet sortant de vous restituer vos documents, y compris en cas de différend sur des honoraires. À réclamer par écrit :
- le fichier des écritures comptables de chaque exercice, au format réglementaire ;
- la balance générale et le grand livre du dernier exercice clos ;
- les liasses fiscales déposées et leurs accusés de dépôt ;
- le tableau des immobilisations et des amortissements ;
- les déclarations de TVA de l'exercice en cours ;
- vos pièces justificatives originales, si le cabinet les détenait.
Le fichier des écritures dans son format d'origine est le point décisif : c'est lui qui permet une reprise sans ressaisie, donc sans surcoût.
La courtoisie confraternelle travaille pour vous
Avant d'accepter votre dossier, le cabinet entrant prend contact avec le cabinet sortant. Cet usage professionnel vérifie qu'aucun honoraire ne reste en souffrance et organise le transfert des pièces. Vous n'avez pas à vous en mêler : c'est précisément le service que vous achetez.
La marche à suivre, en cinq temps
- Relisez votre lettre de mission et notez la date limite de préavis.
- Signez avec votre nouveau cabinet avant de dénoncer l'ancien contrat, pour ne jamais rester sans conseil.
- Adressez votre résiliation en recommandé, dans le respect du préavis. Une phrase suffit.
- Laissez les cabinets organiser la passation : réclamation des documents, contrôles, calendrier.
- Validez la reprise : soldes d'ouverture, immobilisations, TVA en cours. C'est là que se révèlent les éventuelles anomalies du passé.
Ce qui peut ralentir, et comment l'éviter
- Des honoraires restés impayés. Soldez-les avant le départ ; en cas de désaccord sur leur montant, l'Ordre régional propose une conciliation.
- Un cabinet peu pressé. Une relance écrite mentionnant l'obligation de restitution règle presque tous les cas ; l'Ordre peut être saisi si nécessaire.
- Un retard comptable. Si l'exercice n'est pas à jour, traitez d'abord le bilan. Un dossier en retard se transporte mal.
La reprise, façon Easton
Nous reprenons des dossiers toute l'année, de tous horizons. Un interlocuteur dédié pilote la passation : demande des documents, contrôle des soldes d'ouverture, vérification des immobilisations et de la TVA, avant la première écriture. Vous savez qui fait quoi, et pour quel honoraire : demandez un devis, la réponse arrive sous 24h ouvrées. Si vous préférez en parler de vive voix, réservez un rendez-vous.
Questions fréquentes
Dois-je prévenir mon cabinet actuel avant de signer ailleurs ?
Non. Signez d'abord avec votre nouveau cabinet, résiliez ensuite dans les formes. L'inverse vous laisserait sans conseil pendant la transition.
Mon cabinet peut-il retenir mes documents ?
Non. Ils vous appartiennent et leur restitution est une obligation déontologique, même en présence d'une facture contestée. Le cabinet conserve en revanche le droit d'en réclamer le paiement par les voies habituelles.
Changer en cours d'exercice coûte-t-il plus cher ?
Le plus souvent, oui : le cabinet entrant doit reprendre et contrôler une période qu'il n'a pas tenue. Quand rien ne presse, attendez l'établissement du bilan.
Combien de temps faut-il prévoir ?
Quelques jours pour l'administratif. Le vrai délai est celui de votre préavis contractuel, d'où l'intérêt de le vérifier sans attendre.